Efektivitas Kerja dalam Proses Administrasi

A. Pengertian Efektivitas Kerja

Semua kegiatan-kegiatan dalam organisasi baik itu organiasi pemerintah atau swasta, orientasi pemikirannya dan pelaksanaanya selalu dikaitkan dengan efisiensi dan efektivitas, artinya bagaimana agar kegiatan organisasi dalam mencapai tujuan dengan baik tanpa terjadi pemborosan. Begitu pula halnya dalam penyusunan sistem, prosedur kerja, beserta teknis pelaksanaanya hendaknya berlandaskan pada efisiensi dan efektivitas.

Efektivitas mengandung arti terjadinya efek atau akibat yang dikehendaki. Jadi, perbuatan seseorang yang efektif ialah perbuatan yang menimbulkan akibat sebagaimana dikehendaki oleh orang itu. Setiap pekerjaan yang efisien tentu berarti juga efektif, karena dilihat dari segi usaha, hasil yang dikehendaki telah tercapai dan bahkan dengan penggunaan unsur yang minimal. (The Liang Gie dalam Syamsi 2007: 2).

Suatu institusi pemerintah yang berhasil diukur dengan melihat seberapa jauh institusi tersebut dapat mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya. Hal ini menyangkut tingkat efektivitas kerja pada institusi tersebut. Berikut ini pengertian dari efektivitas menurut para ahli.

Menurut Emerson (dalam Hasibuan 2005: 242) efektivitas adalah pengukuran dalam arti tercapainya sasaran atau tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.

Siswanto (2007: 55) dalam bukunya pengantar manajemen mengemukankan bahwa efektivitas berarti menjalankan pekerjaan yang benar. Efektivitas berarti kemampuan untuk memilih sasaran yang tepat. Manajer yang efektif adalah manajer yang memilih pekerjaan yang benar untuk dijalankan.

Sedangkan menurut Miller (dalam Tangkilisan 2007: 138) mengemukakan bahwa.

“Effectiveness be define as the degree to which a social system achieve its goal. Effectiveness must be distinguished from efficiency. Efficiency is mainly concerned with goal attainments”.

(Efektivitas dimaksud sebagai tingkat seberapa jauh suatu sistem sosial mencapai tujuannya. Efektivitas ini harus dibedakan dengan efisiensi. Efisiensi terutama mengandung pengertian perbandingan antara biaya dan hasil, sedangkan efektivitas secara langsung dihubungkan dengan pencapaian suatu tujuan.)

Dari beberapa pendapat tersebut diatas, dapat kita simpulkan bahwa efektivitas menyangkut seberapa jauh keberhasilan yang telah dicapai dalam suatu organisasi dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya. Efektivitas dan efisiensi tentunya berbeda, dimana efektivitas menekankan pada pencapaian tujuan (berhasil guna) sedangkan efisiensi menekankan kepada penggunaan sumber daya yang ada (berdaya guna).

Pengawasan dalam Proses Administrasi

A. Pengertian Pengawasan

Menurut Herujito (2006: 242) Pengawasan (controlling) sebagai elemen atau fungsi keempat manajemen ialah mengamati dan mengalokasikan dengan tepat penyimpangan-penyimpangan yang terjadi. Dalam praktek kita lihat, kegagalan suatu rencana atau aktivitas bersumber pada dua hal, yaitu:

1. Akibat pengaruh di luar jangkauan manusia (force major).
2. Pelaku yang mengerjakannya tidak memenuhi persyaratan yang diminta.
   

Menurut Terry dan Leslie (2005: 238) Pengawasan adalah proses mengevaluasikan pelaksanaan kerja dengan membandingkan pelaksanaan aktual dengan apa yang diharapkan (goal and objectives) serta mengambil tindakan yang perlu. Sedangkan menurut Siagian (2005: 125) Pengawasan sebagai salah satu fungsi organik manajemen merupakan proses pengamatan dari seluruh kegiatan organisasi guna lebih menjamin bahwa semua pekerjaan yang sedang dilakukan sesuai dengan rencana yang telah ditentukan sebelumnya. Sebagai fungsi organik, pengawasan merupakan salah satu tugas mutlak diselenggarakan oleh semua orang yang menduduki jabatan manajerial, mulai dari manajer puncak hingga para manajer rendah yang secara langsung mengendalikan kegiatan-kegiatan teknis yang diselenggarakan oleh semua petugas operasional.

Lebih lanjut mengenai pengertian pengawasan, Wursanto (2002: 270) menyatakan bahwa, pengawasan atau controlling bertujuan untuk mengetahui apakah pelaksanaan tugas/pekerjaan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan. Pengawasan menyangkut kegiatan membandingkan antara hasil nyata yang dicapai dengan standar yang telah ditetapkan, dan apabila pelaksanaannya menyimpang dari rencana maka perlu diadakan koreksi seperlunya. Organisasi akan mencapai sasarannya apabila pimpinan mampu melaksanakan fungsi pengawasan dengan sebaik-baiknya.

Sedangkan menurut Simbolon (2004: 61) pengawasan ialah suatu proses dimana pimpinan ingin mengetahui apakah hasil pelaksanaan pekerjaan yang dilakukan oleh bawahannya sesuai dengan rencana, perintah, tujuan, kebijakan yang telah ditentukan. Jelasnya pengawasan harus berpedoman terhadap hal-hal berikut:

1. Rencana (planning) yang harus ditentukan.
2. Perintah (orders) terhadap pelaksanaan pekerjaan (performance).
3. Tujuan.
4. Kebijakan yang telah ditentukan sebelumnya.
   

Sehingga dapat ditarik kesimpulan bahwa pengawasan adalah serangkaian proses evaluasi terhadap pelaksanaan pekerjaan yang telah dilakukan, guna menjamin bahwa semua pekerjaan yang sedang berjalan sesuai dengan apa yang diharapkan/direncanakan. Dengan adanya pengawasan, kesalahan-kesalahan yang telah terjadi diharapkan dapat diperbaiki dan tidak terulang dikemudian hari.

Administrasi dan Manajemen

A. PENGERTIAN

Sebelum membicarakan arti manajemen, akan lebih dahulu dibicarakan mengenai pengertian administrasi sebab kata administrasi dengan manajemen mempunyai pengertian yang saling terkait. Jelasnya, mempelajari ilmu manajemen berarti mempelajari ilmu administrasi, demikian pula sebaliknya, mempelajari ilmu administrasi saling terkait pula mempelajari ilmu manajemen.

Administrasi dapat dibedakan dalam dua pengertian, yaitu arti sempit dan arti luas.

1. Administrasi dalam arti sempit, yaitu berasal dari kata "administratie" (bahasa Belanda) yang meliputi kegiatan: catat-mencatat, surat-menyurat, pembukuan ringan, ketik-mengetik, agenda, dan sebagainya yang bersifat teknis ketatausahaan/clecial work. Jadi, tata usaha adalah bagian kecil dari kegiatan administrasi dalam arti luas.
2. Administrasi dalam arti luas, yaitu dari kata "administration" (bahasa Inggris). Pengertian administrasi dalam arti luas dapat dilihat dari definisi-definisi di bawah ini yang diberikan oleh para tokoh administrasi.
   

• Administration is a process common to all group effort, public or private, civil or military, large scale or small scale... etc. (Administrasi adalah suatu proses yang pada umumnya terdapat pada semua kelompok negara swasta, sipil atau militer, usaha besar maupun usaha berskala kecil, dan sebagainya). Definisi ini diberikan oleh Leonard D. White dalam bukunya "Introduction to The Study of Public Administration."
• Administration has been defined as the guidance, and leadership and control of the effort of a group of individuals towards some common goal. (Administrasi didefinisikan sebagai pedoman/petunjuk, kepemimpinan, dan pengawasan dari usaha-usaha kelompok individu-individu guna tercapainya tujuan bersama). William H. Newman dalam bukunya "Administrative Action".
• Administration as the activities of group cooperating to accomplish common goals. (Administrasi adalah sebagai kegiatan dari pada kelompok yang mengadakan kerja sama untuk mencapai tujuan bersama). H.A. Simon Cs. dalam bukunya "Public Administration".
  

Dengan demikian, administrasi dalam arti luas dapat kita tinjau dari 3 (tiga) sudut pandang pengertian, yaitu dari sudut:

1. Proses,
2. Fungsi, dan
3. Kepranataan (instution).
   

Ditinjau dari sudut proses, administrasi merupakan keseluruhan proses yang dimulai dari proses pemikiran, perencanaan, pengaturan, penggerakan/bimbingan, pengawasan sampai dengan proses pencapaian tujuan. Untuk mencapai suatu tujuan, orang harus memikirkan dulu, kemudian mengatur/menentukan bagaimana caranya untuk mencapai tujuan itu lalu pencapaiannya sendiri sampai tujuan yang dikehendaki. Keseluruhan aktivitas-aktivitas tersebut dirangkum dalam satu pengertian administrasi.

Ruang Lingkup Administrasi dan Manajemen

A. TINJAUAN HISTORIS PERKEMBANGAN ADMINISTRASI DAN MANAJEMEN DI INDONESIA

Ilmu administrasi dan manajemen secara ilmiah telah dikembangkan sejak pertengahan abad ke XIX di Eropa dan Amerika Serikat, tetapi di Indonesia perkembangan ilmu tersebut masih tergolong baru. Hal ini dapat diungkapkan bahwa setelah Proklamasi Kemerdekaan tanggal 17 Agustus 1945, Indonesia baru menyadari arti pentingnya administrasi dan manajemen dikembangkan di Indonesia.

Perkembangan administrasi dan manajemen di Indonesia ditandai dengan pengiriman mahasiswa-mahasiswa dan pejabat-pejabat pemerintah ke luar negeri untuk tugas belajar. Dengan tugas belajar untuk mendalami ilmu tersebut pada berbagai universitas di Eropa dan Amerika Serikat pada tahun 1955, baik untuk program gelar kesarjanaan (degree programme) maupun nondegree programme. Demikian pula Pemerintah Indonesia telah mendatangkan ahli-ahli (expert) dalam bidang ini untuk memberikan kuliah-kuliahnya pada akademi/ perguruan tinggi/universitas di negeri ini.

Mata kuliah Administrasi Negara (Public Administration) mula-mula diberikan pada Akademi Pemerintah Dalam Negeri di Malang tahun 1956 dan Fakultas Sosial Politik Universitas Gajah Mada di Yogyakarta pada tahun 1957 setelah dibuka jurusan baru yang disebut Usaha Negara (Public Administration) dengan dosen pengasuh dari luar negeri (Amerika Serikat).

Demikian pula bagi keperluan penyempurnaan dan penertiban administrasi negara di Indonesia, Pemerintah Republik Indonesia telah mendirikan Lembaga Administrasi Negara pada tanggal 5 Mei 1957, sebagai suatu lembaga pemerintah nondepartemen yang bertugas membantu presiden dalam bidang administrasi negara, di samping tugas lain, yaitu mengembangkan serta memajukan administrasi negara di Indonesia.