Administrasi dan Manajemen

A. PENGERTIAN

Sebelum membicarakan arti manajemen, akan lebih dahulu dibicarakan mengenai pengertian administrasi sebab kata administrasi dengan manajemen mempunyai pengertian yang saling terkait. Jelasnya, mempelajari ilmu manajemen berarti mempelajari ilmu administrasi, demikian pula sebaliknya, mempelajari ilmu administrasi saling terkait pula mempelajari ilmu manajemen.

Administrasi dapat dibedakan dalam dua pengertian, yaitu arti sempit dan arti luas.

1. Administrasi dalam arti sempit, yaitu berasal dari kata "administratie" (bahasa Belanda) yang meliputi kegiatan: catat-mencatat, surat-menyurat, pembukuan ringan, ketik-mengetik, agenda, dan sebagainya yang bersifat teknis ketatausahaan/clecial work. Jadi, tata usaha adalah bagian kecil dari kegiatan administrasi dalam arti luas.
2. Administrasi dalam arti luas, yaitu dari kata "administration" (bahasa Inggris). Pengertian administrasi dalam arti luas dapat dilihat dari definisi-definisi di bawah ini yang diberikan oleh para tokoh administrasi.
   

• Administration is a process common to all group effort, public or private, civil or military, large scale or small scale... etc. (Administrasi adalah suatu proses yang pada umumnya terdapat pada semua kelompok negara swasta, sipil atau militer, usaha besar maupun usaha berskala kecil, dan sebagainya). Definisi ini diberikan oleh Leonard D. White dalam bukunya "Introduction to The Study of Public Administration."
• Administration has been defined as the guidance, and leadership and control of the effort of a group of individuals towards some common goal. (Administrasi didefinisikan sebagai pedoman/petunjuk, kepemimpinan, dan pengawasan dari usaha-usaha kelompok individu-individu guna tercapainya tujuan bersama). William H. Newman dalam bukunya "Administrative Action".
• Administration as the activities of group cooperating to accomplish common goals. (Administrasi adalah sebagai kegiatan dari pada kelompok yang mengadakan kerja sama untuk mencapai tujuan bersama). H.A. Simon Cs. dalam bukunya "Public Administration".
  

Dengan demikian, administrasi dalam arti luas dapat kita tinjau dari 3 (tiga) sudut pandang pengertian, yaitu dari sudut:

1. Proses,
2. Fungsi, dan
3. Kepranataan (instution).
   

Ditinjau dari sudut proses, administrasi merupakan keseluruhan proses yang dimulai dari proses pemikiran, perencanaan, pengaturan, penggerakan/bimbingan, pengawasan sampai dengan proses pencapaian tujuan. Untuk mencapai suatu tujuan, orang harus memikirkan dulu, kemudian mengatur/menentukan bagaimana caranya untuk mencapai tujuan itu lalu pencapaiannya sendiri sampai tujuan yang dikehendaki. Keseluruhan aktivitas-aktivitas tersebut dirangkum dalam satu pengertian administrasi.


Ditinjau dari sudut fungsi atau tugas, administrasi berarti keseluruhan tindakan (aktivitas) yang mau tidak mau harus dilakukan dengan sadar oleh seseorang atau kelompok organisasi orang yang berkedudukan sebagai "administrator" atau yang menduduki manajemen puncak sesuatu organisasi. Hal ini dapat diketahui karena di dalam setiap instansi atau organisasi pasti ditemui atau dikenal hal-hal berikut:

1. Perencana, yaitu orang atau orang-orang yang melakukan tugas merencanakan.
2. Pemimpin, yaitu orang atau orang-orang yang memimpin atau memberi teladan bagi para bawahannya.
3. Pembimbing, yaitu orang atau orang-orang yang melakukan tugas memberi bimbingan/pengarahan.
4. Pengawas/inspektur, yaitu orang atau orang-orang yang melakukan tugas mengawasi pelaksanaan jalannya kegiatan atau melakukan tugas melaksanakan perbaikan atas kesalahan-kesalahan yang terjadi.
5. Organisator, yaitu orang atau orang-orang yang pekerjaannya mengorganisasi.
   

Ditinjau dari sudut kepranataan, administrasi dilihat dan diartikan sebagai suatu lembaga, misalnya PN Pembangunan Perumahan (sekarang PT Pembangunan Perumahan). Dapat dilihat dari orang-orang yang secara tertentu melakukan aktivitas-aktivitas di dalam perusahaan tersebut bukan gedungnya yang dilihat, tetapi orang-orang itulah yang melakukan kegiatan-kegiatan yang secara keseluruhan kita namakan PT Pembangunan Perumahan. Mereka itu pada umumnya dapat digolongkan menjadi 4 golongan/kelompok orang yaitu sebagai berikut.

1. Administrator, yaitu orang yang menentukan dan mempertahankan tujuan atau yang menentukan policy.
2. Manajer, yaitu orang yang langsung memimpin kerja ke arah tercapainya hasil-hasil nyata.
3. Staf ahli (expert), yaitu orang-orang yang membantu manajer. Mereka ini terdiri atas ahli-ahli, seperti keuangan, administrasi, manajemen, teknik, dan sebagainya. Merupakan branstrust (penasehat-penasehat) yang bergerak dalam bidang pemikiran (thinking).
4. Karyawan/pegawai, yaitu orang-orang yang melaksanakan pekerjaan-pekerjaan atau pelaksana-pelaksana.
   

Jadi, dapat disimpulkan bahwa administrasi adalah sebagai berikut:

• Aktivitas-aktivitas untuk mencapai suatu tujuan atau sebagai proses penyelenggaraan kerja untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.
• Administrasi adalah suatu bentuk daya upaya manusia yang kooperatif, yang mempunyai tingkat rasionalitas yang tinggi.
• Administrasi adalah suatu ilmu yang mempelajari apa yang dikehendaki manusia dan cara mereka memeperolehnya.
• Administrasi mementingkan aspek-aspek konkrit dari metode-metode dan prosedur-prosedur manajemen di mana kerja sama merupakan unsur utama.
  

Setelah mengetahui definisi maupun pengertian administrasi maka dapatlah ditentukan ciri-ciri daripada administrasi itu.

Apakah ciri-ciri administrasi? Ciri-ciri administrasi digolongkan sebagai berikut.
a. Adanya kelompok manusia, kelompok yang terdiri atas dua orang atau lebih.
b. Adanya kerja sama dari kelompok tersebut.
c. Adanya kegiatan/proses/usaha (aktivitas).
d. Adanya kepemimpinan, bimbingan/pengarahan, dan pengawasan.
e. Adanya tujuan Jpng hendak dicapai yang ditentukan sebelumnya.

B. PENGGOLONGAN ILMU ADMINISTRASI

Ilmu administrasi dapat dibedakan dalam 3 golongan besar, yaitu sebagai berikut.
1. Administrasi negara (public administration).
2. Administrasi niaga (private/business administration).
3. Administrasi internasional (international administration).

Perbedaan administrasi ini didasarkan atas objek administrasi itu sendiri. Administrasi negara dapat lagi dibagi menjadi:
a. administrasi pemerintahan, dan
b. administrasi perusahaan (negara).

Administrasi pemerintahan dibagi lagi menjadi sebagai berikut.

1. Administrasi sipil, yaitu seluruh aktivitas yang dilakukan oleh departemen-departemen dengan segenap aparatur di tingkat pusat maupun ke daerah-daerah tingkat I /provinsi, kabupaten/kotamadya, kecamatan sampai kelurahan.
2. Administrasi militer (angkatan bersenjata) yang terdiri atas angkatan darat, angkatan laut angkatan udara, dan kepolisian.
   

Administrasi perusahaan (negara) ialah seluruh aktivitas yang bergerak di bidang perusahaan-perusahaan yang pada hakikatnya dapat digolongkan berdasarkan gerak usaha bidang produksi, distribusi, transportasi, perbankan, dan asuransi yang modalnya seluruhnya atau sebagian dimiliki oleh negara/pemerintah.

Perusahaan (negara) ini menurut PPU No. 1 Tahun 1969 yang kemudian ditetapkan menjadi Undang-Undang No. 9 Tahun 1969 dapat dibedakan atas 3 bentuk, yaitu sebagai berikut.
1. Perjan (perusahaan jawatan).
2. Perum (perusahaan umum).
3. Persero (perusahaan perseroan).

ADMINISTRASI NEGARA

1. Public service - bertujuan memberikan pelayanan kepada masyarakat yang sebaik-baiknya.
2. Legislatie approach - dalam pencapaian tujuannya dilakukan berdasarkan ketentuan/peraturan perundang-undangan yang berlaku.
3. Bureaucracy - dalam kegiatannya mengutamakan kebenaran sesuai dengan prosedur yang telah ditentukan.
4. Cara kerjanya dianggap kurang efisien (inefisien).
5. No competition - bersifat monopolitik karena sifatnya me¬ngutamakan kepentingan umum.
6. Social welfare - dalam kegiatannya ditujukan bagi kepentingan kesejahteraan rakyat banyak, misalnya pembuatan jalan, jembatan, irigasi, kesehatan, San sebagainya.
   

ADMINISTRASI NIAGA

1. Profit motive - bertujuan memperoleh untung yang sebesar-besarnya.
2. Pencapaian tujuannya dilakukan dengan kebijaksanaan yang bersifat menguntungkan (tidak sangat terikat) dengan perundang-undangan yang ada.
3. Tidak selalu terikat dengan prosedur yang ada, tetapi me¬ngutamakan hasil yang dicapai.
4. Cara kerjanya sangat efisien.
5. Free competition - dalam kegiatannya sifatnya adalah bersaing dengan bebas.
6. Dalam kegiatan mengutamakan pertimbangan bagi kepentingan kesejahteraan individu/ kelompok pemilik.
   

Administrasi niaga/swasta dapat dibedakan menjadi sebagai berikut.

• Administrasi perusahaan: meliputi aktivitas-aktivitas di bidang produksi/ transpor, asuransi, perbankan, dan sebagainya yang pada hakikatnya sama dengan ruang gerak perusahaan negara, namun modal seluruhnya berasal dari swasta bukan modal dari pemerintah.
• Administrasi bukan perusahaan/nonniaga: biasanya administrasi ini cenderung ke arah usaha-usaha sosial, seperti rumah sakit swasta, yayasan-yayasan, dan sebagainya.
  

C. PERBEDAAN DAN PERSAMAAN ADMINISTRASI DAN MANAJEMEN

Walaupun sebetulnya antara administrasi dan manajemen berbeda sifat, namun antara keduanya sering disamakan. Di bawah ini dapat ditemui beberapa pendapat oleh para cendekiawan atau ilmuwan yang tidak membedakan antara administrasi dan manajemen atau paling sedikit penggunaan artinya saling berkaitan antara 2 kata tersebut.

1. William H. Newman dalam bukunya Administration Action, jelas-jelas tidak membedakan antara administrasi dan manajemen. Apa yang dimaksud administrasi, termasuk dalam arti manajemen. Sekalipun bukunya disebut/dinamakan Administrative Action, tetapi isinya ialah "The techiques of organization and management".
2. M.F. Dimock dalam bukunya Public Administration, mengemukakan dua kata yang saling kait mengait. Ia memberikan definisi administrasi sebagai berikut. "Administration (or management) is a planned approach to the solving ofall kinds of problems in almost every individual or group activity both publics or private". (Administrasi atau manajemen adalah suatu pendekatan rencana terhadap pemecahan/semua macam masalah yang kebanyakan terdapat pada setiap individu atau kelompok, baik negara atau swasta) Dari definisi di atas jelas bahwa antara administrasi dengan manajemen tidak ada perbedaan, namun disamakan.
   

Seperti diketahui bahwa antara manajemen dan administrasi itu dua-duanya berbeda, maka untuk memperjelas pendalaman kita terhadap dua kata administrasi dan manajemen tersebut, dapat dikutip pendapat para ilmuwan seperti di bawah ini.

1. Dalton B. Me. Farland dalam bukunya Management membedakan administrasi dengan manajemen sebagai berikut. "Administration refers to the determination of major aims and policies, where as management refers to the carrying out of operation designed to accomplish the aims and effective policies". (Administrasi ditunjukkan terhadap penentuan tujuan pokok dan kebijakannya, sedangkan manajemen ditunjukkan terhadap pelak¬sanaan kegiatan dengan maksud menyelesaikan/mencapai tujuan dan pelaksanaan kebijakan yang telah diambil).
2. Pendapat lain adalah yang diberikan oleh Ordway Tead. Tead tegas-tegas membedakan arti administrasi dengan manajemen. Hal ini dapat ditemukan dalam buku Mc. Farland yang berjudul Management Principle and Practices, halaman 11 yang berbunyi sebagai berikut. "Administration is the process and agency which is responsible for the diterminition of the aims for which an organization and its management are to achive... etc." (Administrasi adalah suatu proses dan badan yang bertanggung jawab untuk menentukan tujuan, di mana organisasi dan manajemen digariskan, dan sebagainya). Sedangkan “Management is the process and agency which directs and guides the operation of organization in the realizing of established aims ... etc." (Manajemen adalah suatu proses dan badan yang secara langsung memberi petunjuk, bimbingan kegiatan dari suatu organisasi dalam merealisasi tujuan yang telah ditetapkan, dan sebagainya).
   

Berdasarkan dua pengertian yang membedakan administrasi dan manajemen di atas, maka untuk memperjelas diberikan contoh sebagaimana dianut dalam Tata Negara Republik Indonesia. MPR sebagai penentu kebijaksanaan dan Garis-garis Besar Haluan Negara yang berlaku dalam periode 5 tahunan merupakan administrasi, sedangkan pemerintah di bawah pimpinan presiden yang melaksanakan. Merealisasikan kebijaksanaan dan GBHN yang ditetapkan oleh administrasi merupakan manajemen.

Dari uraian penjelasan di atas, bahwa administrasi sifatnya menentukan garis besar suatu kebijakan umum (general policies). Sedangkan manajemen prosesnya ialah bagaimana secara langsung kegiatan-kegiatan itu dilakukan untuk merealisasi (melaksanakan) suatu tujuan, dengan pemberian petunjuk, bimbingan, pengetahuan, dan pengaturan tindakan-tindakan yang diarahkan sedemikian rupa pada suatu usaha untuk merealisasi tujuan yang telah ditetapkan.

Lebih jauh lagi dapat disimpulkan bahwa dalam administrasi terdapat manajemen dan organisasi. Organisasi dalam pengertian sebagai wadah, atau tempat di mana metode yang ditentukan dan direalisasikan dapat melalui pemberian bimbingan dan pengaturan dari tindakan-tindakan.

Sumber :

Simbolon, Maringan Masry, 2004. Dasar-dasar Administrasi dan Manajemen, Penerbit Ghalia Indonesia, Jakarta.