Catatan Absa: Pengawasan dalam Proses Administrasi

A. Pengertian Pengawasan

Menurut Herujito (2006: 242) Pengawasan (controlling) sebagai elemen atau fungsi keempat manajemen ialah mengamati dan mengalokasikan dengan tepat penyimpangan-penyimpangan yang terjadi. Dalam praktek kita lihat, kegagalan suatu rencana atau aktivitas bersumber pada dua hal, yaitu:

Akibat pengaruh di luar jangkauan manusia (force major).
Pelaku yang mengerjakannya tidak memenuhi persyaratan yang diminta.

Menurut Terry dan Leslie (2005: 238) Pengawasan adalah proses mengevaluasikan pelaksanaan kerja dengan membandingkan pelaksanaan aktual dengan apa yang diharapkan (goal and objectives) serta mengambil tindakan yang perlu. Sedangkan menurut Siagian (2005: 125) Pengawasan sebagai salah satu fungsi organik manajemen merupakan proses pengamatan dari seluruh kegiatan organisasi guna lebih menjamin bahwa semua pekerjaan yang sedang dilakukan sesuai dengan rencana yang telah ditentukan sebelumnya. Sebagai fungsi organik, pengawasan merupakan salah satu tugas mutlak diselenggarakan oleh semua orang yang menduduki jabatan manajerial, mulai dari manajer puncak hingga para manajer rendah yang secara langsung mengendalikan kegiatan-kegiatan teknis yang diselenggarakan oleh semua petugas operasional.

Lebih lanjut mengenai pengertian pengawasan, Wursanto (2002: 270) menyatakan bahwa, pengawasan atau controlling bertujuan untuk mengetahui apakah pelaksanaan tugas/pekerjaan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan. Pengawasan menyangkut kegiatan membandingkan antara hasil nyata yang dicapai dengan standar yang telah ditetapkan, dan apabila pelaksanaannya menyimpang dari rencana maka perlu diadakan koreksi seperlunya. Organisasi akan mencapai sasarannya apabila pimpinan mampu melaksanakan fungsi pengawasan dengan sebaik-baiknya.

Sedangkan menurut Simbolon (2004: 61) pengawasan ialah suatu proses dimana pimpinan ingin mengetahui apakah hasil pelaksanaan pekerjaan yang dilakukan oleh bawahannya sesuai dengan rencana, perintah, tujuan, kebijakan yang telah ditentukan. Jelasnya pengawasan harus berpedoman terhadap hal-hal berikut:

Rencana (planning) yang harus ditentukan.
Perintah (orders) terhadap pelaksanaan pekerjaan (performance).
Tujuan.
Kebijakan yang telah ditentukan sebelumnya.

Sehingga dapat ditarik kesimpulan bahwa pengawasan adalah serangkaian proses evaluasi terhadap pelaksanaan pekerjaan yang telah dilakukan, guna menjamin bahwa semua pekerjaan yang sedang berjalan sesuai dengan apa yang diharapkan/direncanakan. Dengan adanya pengawasan, kesalahan-kesalahan yang telah terjadi diharapkan dapat diperbaiki dan tidak terulang dikemudian hari.

B. Tujuan Pengawasan

Menurut Simbolon (2004: 62) Pengawasan bertujuan agar hasil pelaksanaan pekerjaan diperoleh secara berdaya guna (efisien) dan berhasil guna (efektif) sesuai dengan rencana yang telah ditentukan sebelumnya.

Sedangkan menurut Silalahi (2003: 181) tujuan dari pengawasan adalah:

Mencegah terjadinya penyimpangan pencapaian tujuan yang telah direncanakan.
Agar proses kerja sesuai dengan prosedur yang telah digariskan atau ditetapkan.
Mencegah dan menghilangkan hambatan dan kesulitan yang akan, sedang atau mungkin terjadi dalam pelaksanaan kegiatan.
Mencegah penyimpangan penggunaan sumber daya.
Mencegah penyalahgunaan otoritas dan kedudukan.

Agar tujuan tersebut tercapai, maka akan lebih baik jika tindakan kontrol dilakukan sebelum terjadi penyimpangan-penyimpangan sehingga bersifat mencegah (preventif control) dibandingkan dengan tindakan kontrol sesudah terjadi penyimpangan (repressive control).

Sehingga dapat kita simpulkan bahwa tujuan pengawasan ialah untuk mengetahui dan memahami kenyataan yang sebenarnya tentang pelaksanaan pekerjaan atau kegiatan. Apakah pekerjaan yang dilakukan tersebut berjalan secara efektif dan efisien. Dengan demikian objek pengawasan dapat diketahui kinerjanya, sehingga jika terjadi kesalahan dapat diperbaiki dengan segera.

C. Fungsi Pengawasan

Dalam rangka melakukan transformasi guna meraih perbaikan kualitas organisasi publik, perlu dilakukan pengawasan (control) terhadap seluruh tindakan dan akibat dari proses transformasi tersebut. Melalui pengawasan tersebut dapat diketahui penyimpangan-penyimpangan yang terjadi secara dini. Jika kekuranngan dan kesalahan diketahui lebih awal maka akan dapat dilakukan perbaikan dan peningkatan dengan cepat, artinya semua permasalahan dapat diantisipasi. Dengan demikian akan menghindari terjadinya kebocoran dan pemborosan untuk membiayai hal-hal yang justru harus direvisi.

Lebih lanjut mengenai fungsi dari pengawasan, Simbolon (2004: 62) mengemukakan bahwa, fungsi dari pengawasan yaitu:

Mempertebal rasa dan tanggung jawab terhadap pejabat yang diserahi tugas dan wewenang dalam pelaksanaan pekerjaan.
Mendidik para pejabat agar mereka melaksanakan pekerjaan sesuai dengan prosedur yang ditentukan.
Untuk mencegah terjadinya penyimpangan, penyelewengan, kelalaian dan kelemahan, agar tidak terjadi kerugian yang tidak diinginkan.
Untuk memperbaiki kesalahan dan penyelewengan, agar pelaksanaan pekerjaan tidak mengalami hambatan dan pemborosan-pemborosan.

Selanjutnya Terry dan Leslie (2005: 238-239) mengemukakan bahwa fungsi pengawasan ialah cara menentukan, apakah diperlukan sesuatu penyesuaian atau tidak dan karena itu ia harus merupakan bagian integral dari sistem manajemen.

D. Ciri-ciri Pengawasan

Pelaksanaan pengawasan yang dilakukan atau yang telah berjalan haruslah efektif. Dengan demikian, penyimpangan atau kesalahan dapat diminimalisir sehingga kegiatan dalam suatu institusi dalam berjalan dengan lancar dan terkendali. Agar pengawasan berjalan efektif, maka seorang manajer atau pimpinan instansi haruslah mengetahui ciri-ciri pengawasan yang efektif tersebut.

Menurut Siagian (2004: 130) pengawasan akan berlangsung efektif apabila memiliki berbagai ciri yang dibahas sebagai berikut:

Pengawasan harus merefleksikan sifat dari berbagai kegiatan yang diselenggarakan. Yang dimaksud ialah bahwa teknik pengawasan harus sesuai, antara lain dengan penemuan informasi tentang siapa yang melakukan pengawasan dan kegiatan apa yang menjadi sasaran pengawasan tersebut.
Pengawasan harus segera memberikan petunjuk tentang kemungkinan adanya deviasi dari rencana.
Pengawasan harus menunjukkan pengecualian pada titik-titik strategis tertentu.
Objektivitas dalam melakukan pengawasan. Salah satu komponen dalam rencana ialah standar prestasi kerja yang diharapkan dipenuhi oleh para pelaksana kegiatan operasional tersebut. Standar tersebut harus jelas terlihat bukan saja dalam prosedur dan mekanisme kerja, melainkan rangkaian kriteria yang menggambarkan persyaratan baik kuantitatif dan kualitatif. Dengan adanya kreteria tersebut, pengawasan dapat dilakukan lebih objektif.
Keluwesan pengawasan. Pengawasan sebaiknya bersifat fleksibel sehingga jika terjadi desakan untuk melakukan perubahan-perubahan pada pelaksanaan, perubahan itu dapat dilakukan tanpa harus mengganti pola dasar kebijaksanaan dan rencana organisasi.
Pengawasan harus memperhitungkan pola dasar organisasi.
Efisiensi pelaksanaan pengawasan. Pengawasan dilakukan supaya keseluruhan organisasi bekerja dengan tingkat efisiensi yang semakin tinggi.
Pemahaman sistem pengawasan oleh semua pihak yang terlibat. Dengan mengatasnamakan kecanggihan sistem pengawasan, dewasa ini banyak digunakan dan dikembangkan berbagai teknik untuk membantu para manajer melakukan pengawasan secara efektif seperti berbagai rumus matematika, bagan-bagan yang rumit, analisis yang rinci dan data-data statistik.
Pengawasan mencari apa yang tidak beres. Artinya, pengawasan yang baik menemukan siapa yang salah dan faktor-faktor apa saja yang menyebabkan terjadinya kesalahan tersebut kemudian memperbaiki kesalahan tersebut.
Pengawasan harus bersifat membimbing.

Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa ciri-ciri dari pengawasan yang efektif adalah sebagai berikut:

Pengawasan harus mempunyai kejelasan tentang pencapaian tujuan dalam mengadakan perbaikan.
Dalam pelaksanaan pengawasan, manajer harus adil dan bijak dalam pelaksanaan kegiatan pengawasan tersebut.
Pengawasan harus bersifat fleksibel, dimana jika terjadi perubahan-perubahan pada pelaksanaannya, pengawasan dapat menyesuaikan diri dengan keadaan.
Pengawasan haruslah berjalan secara efektif, bila perlu efisien.
Pengawasan bersifat membimbing agar terjadi perbaikan.

Setelah mengetahui ciri-ciri dari pengawasan yang efektif sebagaimana yang telah disebutkan diatas, seorang manajer atau pimpinan instansi haruslah mengaplikasikan ciri-ciri tersebut demi kemajuan organisasi atau instansi.

E. Macam-Macam Pengawasan

Menurut Hasibuan (2005: 248) pengawasan atau pengendalian dikenal atas beberapa macam, yaitu:

Internal control, adalah pengendalian yang dilakukan oleh seorang atasan kepada bawahannya. Cakupan dari pengendalian ini meliputi hal-hal yang cukup luas baik pelaksanaan tugas, prosedur kerja, kedisiplinan karyawan dan lain-lain. Audit control adalah pemeriksaan atau penilaian atas masalah-masalah yang berkaitan dengan pembukuan perusahaan. Jadi, pengawasan atas masalah khusus, yaitu tentang kebenaran pembukuan suatu perusahaan.
External control, adalah pengendalian yang dilakukan oleh pihak luar. Pengedalian ekstern ini dapat dilakukan secara formal atau informal, misalnya pemeriksaan pembukuan oleh kantor akuntan dan penilaian yang dilakukan oleh masyarakat.
Formal control, adalah pemeriksaan yang dilakukan oleh instansi atau pejabat resmi yang dapat dilakukan secara formal atau informal, misalnya pemeriksaan yang dilakukan oleh Badan Pemeriksa Keuangan (BPK) terhadap BUMN dan lain-lain. Dewan Komisaris terhadap PT yang bersangkutan.
Infromal control, adalah penilaian yang dilakukan oleh masyarakat atau konsumen, baik langsung maupun tidak langsung. Misalnya melalui media massa cerak atau elektronik dan lain-lainya.

Dari konsep mengenai macam-macam pengawasan tersebut, dapat kita simpulkan bahwa pengawasan terdiri atas pengawasan dari dalam organisasi, pengawasan dari luar organisasi, pengawasan yang dilakukan oleh instansi atau pejabat resmi dan pengawasan atau penilaian yang dilakukan oleh masyarakat ataupun konsumen.

F. Instrumen Pengawasan

Siagian (2004: 137) mengemukakan bahwa, agar pengawasan terselenggara dengan efektif, dalam arti berhasil menemukan secara faktual hal-hal yang terjadi dalam penyelenggaraan seluruh kegiatan operasional, baik yang bersifat positif maupun berupa penyimpangan, penyelewengan atau kesalahan diperlukan berbagai instrumen, seperti:

Standar hasil yang direncanakan untuk dicapai. Makna dan hakikat standar hasil yang ingin dicapai merupakan hal yang sangat fundamental karena terhadap standar itulah penyelenggaraan berbagai kegiatan dibandingkan. Situasi yang ideal ialah apabila manajer dapat mengamati sendiri segala sesuatu yang terjadi dalam organisasi dan mengambil tindakan-tindakan yang diperlukan apabila terbukti terjadi penyimpangan atau kesalahan.
Anggaran. Anggaran merupakan suatu rencana kerja yang dinyatakan dengan uang. Dengan demikian, anggaran merupakan pernyataan tentang hasil-hasil yang diharapkan.
Data Statistik. Analisis statistik dari berbagai segi operasional suatu orgasnisasi merupakan alat pengawasan yang sangat penting bagi manajemen.
Laporan. Jika seorang manajer menggunakan laporan sebagai instrumen pengawasan, manajer yang bersangkutan melakukan pengawasan jarak jauh. Laporan berbentuk tertulis tetapi dapat juga berupa laporan lisan.
Auditing. Merupakan usaha verifikasi yang sistematis dan ditunjukkan pada berbagai segi operasional dan organisasi. Auditing dapat ditunjukkan kepada bidang kepegawaian, bidang logistik dan bidang finansial.
Observasi Langsung. Hal ini dilakukan oleh seorang manajer karena dengan melakukan observasi langsung, ia akan memperoleh masukan yang sangat penting baginya dalam usaha menentukan tindakan korektif apa yang perlu diambilnya. Selain itu, observasi langsung akan bersifat psikologis terhadap karyawan karena mereka merasa diperhatikan.

G. Prinsip-Prinsip Pengawasan

Dalam pelaksanaan pengawasan, diperlukan prinsip-prinsip sebagai pedoman dalam menjalankan kegiatan tersebut. Herujito (2001: 242) menyatakan bahwa ada tujuh prinsip-prinsip pengawasan, yaitu:

Mencerminkan sifat dari apa yang diawasi.
Dapat diketahui dengan segera penyimpangan yang terjadi.
Luwes.
Mencerminkan pola organisasi.
Ekonomis
Dapat mudah dipahami.
Dapat segera diadakan perbaikan.

Simbolon (2004: 69) menyatakan bahwa hal ini prinsip pengawasan dapat diuraikan sebagai berikut :

Pengawasan berorientasi kepada tujuan organisasi.
Pengawasan harus objektif, jujur dan mendahulukan kepentingan umum daripada kepentingan pribadi.
Pengawasan harus berorientasi kepada kebenaran menurut peraturan-peraturan yang berlaku (wetmatigheid), berorientasi terhadap kebenaran atas prosedur yang telah ditetapkan (rechmatigheid) dan berorientasi terhadap tujuan (manfaat) dalam pelaksanaan pekerjaan (doelmatigheid).
Pengawasan harus menjamin daya dan hasil guna pekerjaan.
Pengawasan harus berdasarkan atas standar yang objektif, teliti (accurate) dan tepat.
Pengawasan harus bersifat terus menerus (continue).
Hasil pengawasan harus dapat memberikan umpan balik (feed back) terhadap perbaikan dan penyempurnaan dan kebijaksanaan waktu yang akan datang.